Hay dos formas de equivocarse con el inventario y las dos duelen: quedarte sin lo que sí se vende, o llenarte de lo que no. La primera te cuesta ventas que ya tenías; la segunda te congela la plata que necesitas para operar. Y las dos se resuelven con dos cuentas simples que casi nadie hace, porque nadie las explicó sin jerga.

Los dos errores y lo que cuestan

Quedarse corto o quedarse largo
  Te quedaste sin stock Compraste de más
Qué pierdes La venta, y a veces el cliente Liquidez
Qué tan visible es Se nota de inmediato Casi invisible
Cómo se siente Mala suerte Se siente como patrimonio
Costo real El margen de esa venta Todo el capital, hasta que rote

El segundo es el peligroso justamente porque no se ve. Un inventario grande parece respaldo, pero es plata que no puedes usar para reponer lo que sí vende, para pauta o para un mes flojo. Ver flujo de caja.

Primero: conoce tu rotación

Todo lo demás se calcula a partir de esto, y es un número que puedes sacar en diez minutos. Mira tus últimos tres meses y calcula, por producto, cuántas unidades vendes al día: unidades vendidas dividido entre los días del periodo.

Ejemplo: 90 unidades en 90 días = 1 unidad al día.

Y de paso, ordena tus productos por unidades vendidas. Casi siempre vas a encontrar que:

  • Dos o tres productos concentran la mayoría de tus ventas. Son los que nunca se pueden agotar.
  • Varios venden una cosa al mes y están ocupando capital y espacio.
  • Alguno no se vende desde hace medio año. Ese no se repone: se liquida. Ver cómo armar tu catálogo.

Cuándo reponer: el punto de reorden

Este es el cálculo que evita quedarse sin stock, y es más simple de lo que suena. No se repone cuando se acaba: se repone cuando queda lo suficiente para aguantar mientras llega el pedido nuevo.

La cuenta:

Punto de reorden = (lo que vendes al día × días que tarda tu proveedor) + un colchón

Ejemplo: vendes 1 unidad al día y tu proveedor tarda 10 días en entregarte. Necesitas 10 unidades para cubrir la espera, más un colchón de 5 por si el proveedor se demora o se te mueve una venta grande. Pide cuando te queden 15.

Tres ajustes que importan:

  • Usa el tiempo real de tu proveedor, no el que promete. Si ha tardado 15 días dos veces, tu número es 15. Ver negociar con proveedores.
  • Colchón más grande si el proveedor es informal, si importas o si el producto es tu estrella.
  • Colchón más pequeño si repones rápido y local.

Y anota el punto de reorden de cada producto en algún lado visible. Eso convierte una decisión que hoy tomas por sensación en una alerta.

Cuánto pedir

Aquí hay cuatro factores en tensión, y hay que equilibrarlos:

  1. Tu rotación. Un mes de ventas es un punto de partida razonable para productos que repones fácil; menos si tu caja está ajustada.
  2. El pedido mínimo del proveedor. A veces te obliga a comprar más de lo que quisieras: ahí toca negociarlo o buscar alternativa.
  3. El descuento por volumen. Cuidado con esta trampa: un 10 % de descuento por comprar el triple no sirve si ese inventario tarda cinco meses en rotar. El descuento se cobra en liquidez.
  4. Tu caja. El límite real. Nunca comprometas en inventario la plata que necesitas para operar los próximos dos meses.

Regla práctica: para un negocio pequeño, mejor pedidos más chicos y más frecuentes, aunque el precio unitario sea un poco peor. Pierdes algo de margen y ganas flexibilidad, que al principio vale más.

Cuánto de cada talla o color

Aquí se pierde mucha plata sin darse cuenta: comprar en curva pareja — la misma cantidad de cada talla o color.

  • Mira cuáles rotan de verdad. Casi siempre dos o tres tallas concentran la mayoría de las ventas y los colores básicos superan a los llamativos.
  • Compra desigual, siguiendo esa proporción.
  • Las puntas en mínimos. Las tallas extremas y los colores raros son los que se quedan hasta la liquidación.
  • Lleva inventario por variación, no por producto. Ver tallas y cambios en ropa.

Qué cambia en temporada

  • Los tiempos del proveedor se alargan. En noviembre todos piden a la vez, así que tu punto de reorden de siempre se queda corto.
  • Pide con más anticipación, no más cantidad de todo.
  • Concentra en tus estrella, no en novedades sin historial.
  • Cuidado con el enero siguiente: inventario de temporada que no rotó queda congelado medio año. Ver preparar la temporada alta.

Si no tienes plata para reponer

Es una situación común y tiene salidas que no pasan por endeudarse:

  • Liquida lo que no rota. Es la fuente de caja más rápida que tienes, y está en tu bodega.
  • Negocia plazo de pago con tu proveedor. Es lo que más mejora la caja y suele ser más negociable que el precio.
  • Vende por preventa: cobras primero y produces o compras después. Ver preventa y pedidos por encargo.
  • Reduce referencias y concentra el capital en lo que sí se vende.
  • Sube precios si llevas años con los mismos. Ver subir tus precios.

La revisión mensual

Una vez al mes, veinte minutos, con estas cinco preguntas:

  1. ¿De qué me quedé sin stock este mes y cuántas ventas perdí?
  2. ¿Qué no se vendió nada?
  3. ¿Cuánto tengo en inventario a precio de costo? Ese es el tamaño de tu plata congelada.
  4. ¿Cuánto tardó mi proveedor de verdad en la última reposición?
  5. ¿Cuadra el conteo físico con lo que dice el sistema?

Con eso ajustas los puntos de reorden y decides qué liquidar. Y haz el conteo físico: siempre hay diferencias, y encontrarlas tarde cuesta más. Ver organizar tu bodega.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo reponer inventario?

No cuando se acaba, sino cuando queda lo suficiente para cubrir la espera del proveedor: multiplica lo que vendes al día por los días que tarda en entregarte y súmale un colchón. Ese número es tu punto de reorden.

¿Cuánto inventario debo comprar?

Lo que tu rotación justifique y tu caja permita, equilibrando el pedido mínimo del proveedor. Para un negocio pequeño suelen rendir más los pedidos chicos y frecuentes, aunque el precio unitario sea algo peor.

¿Me conviene el descuento por volumen?

Solo si ese inventario rota en un plazo razonable. Un descuento por comprar el triple no sirve si tarda meses en venderse: lo que ahorras en precio lo pagas en liquidez.

¿Cómo decido cuánto comprar de cada talla o color?

Mirando cuáles rotan y comprando desigual, siguiendo esa proporción. Comprar en curva pareja es lo que deja las tallas extremas y los colores raros en inventario hasta la liquidación.

¿Qué hago si no tengo plata para reponer?

Liquidar lo que no rota, que es la fuente de caja más rápida; negociar plazo de pago con el proveedor; y considerar la preventa, donde se cobra antes de comprar o producir.

Sigue leyendo: Flujo de caja · Negociar con proveedores